Microsoft Excel та Google Docs — це два незамінних інструменти, якими користується майже кожен, хто працює з даними чи текстом. Проте не всі знають про можливості, які можуть значно спростити рутинні завдання і зекономити дорогоцінний час. У цій статті ми розглянемо десять функцій в Excel та Google Docs, які дозволять вам працювати швидше, розумніше і з меншими зусиллями. Дізнайтеся, як ці прості, але потужні функції можуть перетворити ваш робочий день на справжнє задоволення.
10 швидких функцій Excel

- SUM (СУММА)
- Опис: Використовується для підсумування чисел у діапазоні комірок.
- Як використовувати: Виділіть діапазон, який хочете підсумувати, і натисніть
Alt + =
. - Швидка клавіша:
Alt + =
- VLOOKUP (ВПР)
- Опис: Швидко знаходить і повертає значення з іншої таблиці чи діапазону на основі відповідного значення.
- Як використовувати: Введіть формулу
=VLOOKUP(шукана_значення, таблиця, номер_стовпця, FALSE)
. - Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші, але можна записати макрос для прискорення.
- IF (ЕСЛИ)
- Опис: Виконує логічну перевірку і повертає значення, залежно від результату цієї перевірки.
- Як використовувати: Введіть формулу
=IF(умова, значення_якщо_правда, значення_якщо_неправда)
. - Швидка клавіша: Немає спеціальної клавіші, але можна скористатися автозаповненням формули.
- CONCATENATE (СЦЕПИТЬ)
- Опис: Об’єднує текстові дані з кількох комірок в одну.
- Як використовувати: Введіть формулу
=CONCATENATE(текст1, текст2, ...)
. - Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші.
- Pivot Table (Сводные таблицы)
- Опис: Потужний інструмент для аналізу та підсумування великих обсягів даних.
- Як використовувати: Виділіть дані, натисніть
Alt + N + V
для створення зведеної таблиці. - Швидка клавіша:
Alt + N + V
- Conditional Formatting (Условное форматирование)
- Опис: Форматує комірки на основі певних критеріїв, наприклад, виділяє числа, що перевищують задане значення.
- Як використовувати: Виділіть комірки, натисніть
Alt + O + D
, і виберіть умови форматування. - Швидка клавіша:
Alt + O + D
- Filter (Фильтр)
- Опис: Сортує та відображає дані в таблиці за різними критеріями.
- Як використовувати: Виділіть діапазон і натисніть
Ctrl + Shift + L
для застосування фільтру. - Швидка клавіша:
Ctrl + Shift + L
- Data Validation (Проверка данных)
- Опис: Обмежує введення даних у комірки відповідно до заданих правил (наприклад, введення лише чисел).
- Як використовувати: Виділіть комірки, натисніть
Alt + D + L
, і задайте правила. - Швидка клавіша:
Alt + D + L
- Text to Columns (Текст по столбцам)
- Опис: Розбиває текст у комірках на кілька стовпців на основі роздільника (наприклад, пробілу).
- Як використовувати: Виділіть стовпець, натисніть
Alt + A + E
, і дотримуйтесь інструкцій майстра. - Швидка клавіша:
Alt + A + E
- Freeze Panes (Закрепление областей)
- Опис: Фіксує певні рядки або стовпці на екрані для зручної роботи з великими таблицями.
- Як використовувати: Виділіть комірку, натисніть
Alt + W + F + F
для фіксації панелей. - Швидка клавіша:
Alt + W + F + F
Ці функції та швидкі клавіші допоможуть вам значно скоротити час на виконання рутинних завдань і підвищити продуктивність роботи в Excel.
10 швидких функцій Google Docs

- Voice Typing (Голосовий ввід)
- Опис: Дозволяє диктувати текст замість його набору на клавіатурі.
- Як використовувати: Відкрийте меню “Інструменти” та виберіть “Голосовий ввід”. Потім натисніть на мікрофон і починайте говорити.
- Швидка клавіша:
Ctrl + Shift + S
- Explore (Дослідження)
- Опис: Швидкий доступ до пошуку інформації в інтернеті або в документі безпосередньо з Google Docs.
- Як використовувати: Натисніть на значок “Дослідження” в нижньому правому куті або виберіть “Дослідження” в меню “Інструменти”.
- Швидка клавіша:
Ctrl + Alt + Shift + I
- Comments and Suggestions (Коментарі та пропозиції)
- Опис: Дозволяє додавати коментарі або пропонувати зміни, які можна прийняти або відхилити.
- Як використовувати: Виділіть текст, натисніть правою кнопкою миші і виберіть “Додати коментар” або перейдіть в режим пропозицій через меню “Режими”.
- Швидка клавіша:
Ctrl + Alt + M
для коментаря
- Templates (Шаблони)
- Опис: Використання готових шаблонів для швидкого створення професійних документів.
- Як використовувати: Виберіть “Шаблони” на головній сторінці Google Docs або через меню “Файл” -> “Новий” -> “З шаблону”.
- Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші.
- Table of Contents (Зміст)
- Опис: Автоматичне створення змісту на основі заголовків у документі.
- Як використовувати: Виберіть місце для вставки, потім перейдіть у меню “Вставка” -> “Зміст” і виберіть стиль змісту.
- Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші.
- Version History (Історія версій)
- Опис: Відстеження та відновлення попередніх версій документів.
- Як використовувати: Перейдіть у меню “Файл” -> “Історія версій” -> “Переглянути історію версій”.
- Швидка клавіша:
Ctrl + Alt + Shift + H
- Add-ons (Додатки)
- Опис: Дозволяє розширити функціональність Google Docs за допомогою додаткових модулів.
- Як використовувати: Перейдіть у меню “Додатки” і виберіть “Встановити додатки”, потім знайдіть і встановіть потрібний модуль.
- Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші.
- Smart Compose (Розумний набір)
- Опис: Пропонує завершення фраз під час набору тексту, що пришвидшує процес написання.
- Як використовувати: Просто почніть писати, і пропозиції з’являться автоматично. Натисніть
Tab
, щоб прийняти пропозицію. - Швидка клавіша:
Tab
для прийняття пропозиції
- Find and Replace (Знайти і замінити)
- Опис: Швидкий пошук і заміна слів або фраз у документі.
- Як використовувати: Відкрийте меню “Редагувати” -> “Знайти і замінити” і введіть потрібні слова для пошуку та заміни.
- Швидка клавіша:
Ctrl + H
- Offline Mode (Режим офлайн)
- Опис: Дозволяє працювати з документами без підключення до інтернету.
- Як використовувати: Увімкніть режим офлайн у налаштуваннях Google Drive. Після цього документи будуть доступні для редагування навіть без інтернету.
- Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші.
Ці функції дозволять вам максимально ефективно використовувати Google Docs, роблячи роботу з документами швидшою та зручнішою.
Маловідомі функції Excel
Flash Fill (Заповнення по зразку) у Excel — це інструмент, який може буквально читати ваші думки. Якщо у вас є стовпець з даними, де, наприклад, ім’я та прізвище записані в одній комірці, а ви хочете їх розділити, Flash Fill зробить це за вас. Ви вводите ім’я в сусідню комірку, а Excel автоматично визначає шаблон і заповнює решту даних. Наприклад, ви вводите “John” у першу комірку, і Excel підказує, що інші дані мають бути розподілені подібним чином. Це працює як магія і значно прискорює роботу з повторюваними даними. Щоб увімкнути цю функцію, просто натисніть Ctrl + E
після введення першого прикладу.
Quick Analysis (Швидкий аналіз) — ще один прихований скарб Excel. Він допомагає швидко застосовувати різні інструменти аналізу до виділеного діапазону даних. Ви можете миттєво створювати діаграми, підсумовувати значення, застосовувати умовне форматування або навіть створювати міні-діаграми в комірках. Просто виділіть діапазон даних і натисніть Ctrl + Q
. У правому нижньому куті з’явиться піктограма, що відкриє меню швидкого аналізу. Ця функція особливо корисна, коли потрібно швидко оцінити дані без заглиблення в складні інструменти.
У Google Docs існує функція Offline Mode (Режим офлайн), яка є справжнім порятунком, коли доступ до інтернету обмежений. Ви можете продовжувати редагувати документи без підключення до мережі, а всі зміни будуть автоматично синхронізовані, щойно інтернет з’явиться. Щоб активувати цей режим, відкрийте Google Drive, перейдіть до налаштувань і увімкніть опцію “Доступний офлайн”. Це дозволить вам завжди мати доступ до важливих документів, навіть коли ви у дорозі або в місцях зі слабким сигналом.
Ще одна цікава функція — Smart Compose (Розумний набір), яка допомагає автоматично завершувати фрази під час введення тексту. Коли ви пишете, Google Docs аналізує ваш текст і пропонує можливі продовження фраз. Це не тільки прискорює процес набору, але й допомагає уникнути повторень та граматичних помилок. Якщо пропозиція вам підходить, просто натисніть Tab
, і вона автоматично додається до тексту. Це дуже зручно, коли ви пишете великі документи або працюєте з типовими фразами.
Заключення
Опановуючи швидкі та маловідомі функції в Excel та Google Docs, ви отримуєте в своє розпорядження потужні інструменти, здатні значно підвищити вашу продуктивність. Ці функції не тільки допомагають економити час, але й роблять роботу з даними та текстом більш ефективною і приємною. Від базових можливостей, як-от SUM та VLOOKUP в Excel, до просунутих інструментів на кшталт Flash Fill, а також корисних функцій Google Docs, таких як Voice Typing і Smart Compose — усі ці навички дадуть вам змогу працювати швидше та з меншими зусиллями.
Інтеграція цих інструментів у вашу повсякденну роботу може не тільки прискорити виконання завдань, але й підвищити загальну якість вашої роботи. Технології, які ви використовуєте щодня, мають величезний потенціал, варто лише трохи поглибитися у їхнє вивчення. Ваша продуктивність і ефективність лише виграють від цього, а ви зможете зосередитися на більш важливих аспектах своєї діяльності. Тож не втрачайте можливості покращити свій робочий процес — спробуйте ці функції вже сьогодні.