10 швидких функцій Excel та Google Docs, які зекономлять ваш час

10 швидких функцій Excel та Google Docs, які зекономлять ваш час

Microsoft Excel та Google Docs — це два незамінних інструменти, якими користується майже кожен, хто працює з даними чи текстом. Проте не всі знають про можливості, які можуть значно спростити рутинні завдання і зекономити дорогоцінний час. У цій статті ми розглянемо десять функцій в Excel та Google Docs, які дозволять вам працювати швидше, розумніше і з меншими зусиллями. Дізнайтеся, як ці прості, але потужні функції можуть перетворити ваш робочий день на справжнє задоволення.

10 швидких функцій Excel

10 швидких функцій Excel
  1. SUM (СУММА)
    • Опис: Використовується для підсумування чисел у діапазоні комірок.
    • Як використовувати: Виділіть діапазон, який хочете підсумувати, і натисніть Alt + =.
    • Швидка клавішаAlt + =
  2. VLOOKUP (ВПР)
    • Опис: Швидко знаходить і повертає значення з іншої таблиці чи діапазону на основі відповідного значення.
    • Як використовувати: Введіть формулу =VLOOKUP(шукана_значення, таблиця, номер_стовпця, FALSE).
    • Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші, але можна записати макрос для прискорення.
  3. IF (ЕСЛИ)
    • Опис: Виконує логічну перевірку і повертає значення, залежно від результату цієї перевірки.
    • Як використовувати: Введіть формулу =IF(умова, значення_якщо_правда, значення_якщо_неправда).
    • Швидка клавіша: Немає спеціальної клавіші, але можна скористатися автозаповненням формули.
  4. CONCATENATE (СЦЕПИТЬ)
    • Опис: Об’єднує текстові дані з кількох комірок в одну.
    • Як використовувати: Введіть формулу =CONCATENATE(текст1, текст2, ...).
    • Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші.
  5. Pivot Table (Сводные таблицы)
    • Опис: Потужний інструмент для аналізу та підсумування великих обсягів даних.
    • Як використовувати: Виділіть дані, натисніть Alt + N + V для створення зведеної таблиці.
    • Швидка клавішаAlt + N + V
  6. Conditional Formatting (Условное форматирование)
    • Опис: Форматує комірки на основі певних критеріїв, наприклад, виділяє числа, що перевищують задане значення.
    • Як використовувати: Виділіть комірки, натисніть Alt + O + D, і виберіть умови форматування.
    • Швидка клавішаAlt + O + D
  7. Filter (Фильтр)
    • Опис: Сортує та відображає дані в таблиці за різними критеріями.
    • Як використовувати: Виділіть діапазон і натисніть Ctrl + Shift + L для застосування фільтру.
    • Швидка клавішаCtrl + Shift + L
  8. Data Validation (Проверка данных)
    • Опис: Обмежує введення даних у комірки відповідно до заданих правил (наприклад, введення лише чисел).
    • Як використовувати: Виділіть комірки, натисніть Alt + D + L, і задайте правила.
    • Швидка клавішаAlt + D + L
  9. Text to Columns (Текст по столбцам)
    • Опис: Розбиває текст у комірках на кілька стовпців на основі роздільника (наприклад, пробілу).
    • Як використовувати: Виділіть стовпець, натисніть Alt + A + E, і дотримуйтесь інструкцій майстра.
    • Швидка клавішаAlt + A + E
  10. Freeze Panes (Закрепление областей)
    • Опис: Фіксує певні рядки або стовпці на екрані для зручної роботи з великими таблицями.
    • Як використовувати: Виділіть комірку, натисніть Alt + W + F + F для фіксації панелей.
    • Швидка клавішаAlt + W + F + F

Ці функції та швидкі клавіші допоможуть вам значно скоротити час на виконання рутинних завдань і підвищити продуктивність роботи в Excel.

10 швидких функцій Google Docs

10 швидких функцій Google Docs
  1. Voice Typing (Голосовий ввід)
    • Опис: Дозволяє диктувати текст замість його набору на клавіатурі.
    • Як використовувати: Відкрийте меню “Інструменти” та виберіть “Голосовий ввід”. Потім натисніть на мікрофон і починайте говорити.
    • Швидка клавішаCtrl + Shift + S
  2. Explore (Дослідження)
    • Опис: Швидкий доступ до пошуку інформації в інтернеті або в документі безпосередньо з Google Docs.
    • Як використовувати: Натисніть на значок “Дослідження” в нижньому правому куті або виберіть “Дослідження” в меню “Інструменти”.
    • Швидка клавішаCtrl + Alt + Shift + I
  3. Comments and Suggestions (Коментарі та пропозиції)
    • Опис: Дозволяє додавати коментарі або пропонувати зміни, які можна прийняти або відхилити.
    • Як використовувати: Виділіть текст, натисніть правою кнопкою миші і виберіть “Додати коментар” або перейдіть в режим пропозицій через меню “Режими”.
    • Швидка клавішаCtrl + Alt + M для коментаря
  4. Templates (Шаблони)
    • Опис: Використання готових шаблонів для швидкого створення професійних документів.
    • Як використовувати: Виберіть “Шаблони” на головній сторінці Google Docs або через меню “Файл” -> “Новий” -> “З шаблону”.
    • Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші.
  5. Table of Contents (Зміст)
    • Опис: Автоматичне створення змісту на основі заголовків у документі.
    • Як використовувати: Виберіть місце для вставки, потім перейдіть у меню “Вставка” -> “Зміст” і виберіть стиль змісту.
    • Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші.
  6. Version History (Історія версій)
    • Опис: Відстеження та відновлення попередніх версій документів.
    • Як використовувати: Перейдіть у меню “Файл” -> “Історія версій” -> “Переглянути історію версій”.
    • Швидка клавішаCtrl + Alt + Shift + H
  7. Add-ons (Додатки)
    • Опис: Дозволяє розширити функціональність Google Docs за допомогою додаткових модулів.
    • Як використовувати: Перейдіть у меню “Додатки” і виберіть “Встановити додатки”, потім знайдіть і встановіть потрібний модуль.
    • Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші.
  8. Smart Compose (Розумний набір)
    • Опис: Пропонує завершення фраз під час набору тексту, що пришвидшує процес написання.
    • Як використовувати: Просто почніть писати, і пропозиції з’являться автоматично. Натисніть Tab, щоб прийняти пропозицію.
    • Швидка клавішаTab для прийняття пропозиції
  9. Find and Replace (Знайти і замінити)
    • Опис: Швидкий пошук і заміна слів або фраз у документі.
    • Як використовувати: Відкрийте меню “Редагувати” -> “Знайти і замінити” і введіть потрібні слова для пошуку та заміни.
    • Швидка клавішаCtrl + H
  10. Offline Mode (Режим офлайн)
    • Опис: Дозволяє працювати з документами без підключення до інтернету.
    • Як використовувати: Увімкніть режим офлайн у налаштуваннях Google Drive. Після цього документи будуть доступні для редагування навіть без інтернету.
    • Швидка клавіша: Немає стандартної клавіші.

Ці функції дозволять вам максимально ефективно використовувати Google Docs, роблячи роботу з документами швидшою та зручнішою.

Маловідомі функції Excel

Flash Fill (Заповнення по зразку) у Excel — це інструмент, який може буквально читати ваші думки. Якщо у вас є стовпець з даними, де, наприклад, ім’я та прізвище записані в одній комірці, а ви хочете їх розділити, Flash Fill зробить це за вас. Ви вводите ім’я в сусідню комірку, а Excel автоматично визначає шаблон і заповнює решту даних. Наприклад, ви вводите “John” у першу комірку, і Excel підказує, що інші дані мають бути розподілені подібним чином. Це працює як магія і значно прискорює роботу з повторюваними даними. Щоб увімкнути цю функцію, просто натисніть Ctrl + E після введення першого прикладу.

Quick Analysis (Швидкий аналіз) — ще один прихований скарб Excel. Він допомагає швидко застосовувати різні інструменти аналізу до виділеного діапазону даних. Ви можете миттєво створювати діаграми, підсумовувати значення, застосовувати умовне форматування або навіть створювати міні-діаграми в комірках. Просто виділіть діапазон даних і натисніть Ctrl + Q. У правому нижньому куті з’явиться піктограма, що відкриє меню швидкого аналізу. Ця функція особливо корисна, коли потрібно швидко оцінити дані без заглиблення в складні інструменти.

У Google Docs існує функція Offline Mode (Режим офлайн), яка є справжнім порятунком, коли доступ до інтернету обмежений. Ви можете продовжувати редагувати документи без підключення до мережі, а всі зміни будуть автоматично синхронізовані, щойно інтернет з’явиться. Щоб активувати цей режим, відкрийте Google Drive, перейдіть до налаштувань і увімкніть опцію “Доступний офлайн”. Це дозволить вам завжди мати доступ до важливих документів, навіть коли ви у дорозі або в місцях зі слабким сигналом.

Ще одна цікава функція — Smart Compose (Розумний набір), яка допомагає автоматично завершувати фрази під час введення тексту. Коли ви пишете, Google Docs аналізує ваш текст і пропонує можливі продовження фраз. Це не тільки прискорює процес набору, але й допомагає уникнути повторень та граматичних помилок. Якщо пропозиція вам підходить, просто натисніть Tab, і вона автоматично додається до тексту. Це дуже зручно, коли ви пишете великі документи або працюєте з типовими фразами.

Заключення

Опановуючи швидкі та маловідомі функції в Excel та Google Docs, ви отримуєте в своє розпорядження потужні інструменти, здатні значно підвищити вашу продуктивність. Ці функції не тільки допомагають економити час, але й роблять роботу з даними та текстом більш ефективною і приємною. Від базових можливостей, як-от SUM та VLOOKUP в Excel, до просунутих інструментів на кшталт Flash Fill, а також корисних функцій Google Docs, таких як Voice Typing і Smart Compose — усі ці навички дадуть вам змогу працювати швидше та з меншими зусиллями.

Інтеграція цих інструментів у вашу повсякденну роботу може не тільки прискорити виконання завдань, але й підвищити загальну якість вашої роботи. Технології, які ви використовуєте щодня, мають величезний потенціал, варто лише трохи поглибитися у їхнє вивчення. Ваша продуктивність і ефективність лише виграють від цього, а ви зможете зосередитися на більш важливих аспектах своєї діяльності. Тож не втрачайте можливості покращити свій робочий процес — спробуйте ці функції вже сьогодні.

Вадим Зубчинський

Вадим Зубчинський

Інформаційний аналітик. Досвідчений блогер і фахівець з інформаційної безпеки.